支持內(nèi)容重用的技術(shù)編寫工具：降低翻譯成本的3個技巧

如果您生成了許多技術(shù)內(nèi)容，例如說明手冊和快速入門指南，則可能會有一些相同的內(nèi)容位于多個手冊中。例如，產(chǎn)品的任務(wù)可能對不同的產(chǎn)品以相同的方式工作，并且該任務(wù)位于五個不同的產(chǎn)品手冊中。如果不同的作者在這五本手冊上工作，你可能會用五種不同的方式來描述如何完成這項(xiàng)任務(wù)。如果你只是看英文手冊，這可能不是什么大不了的事。但是，如果您將此內(nèi)容翻譯成多種語言，則最終會有五種不同的版本，這會導(dǎo)致更高的成本和更長的完成工作的時間。在編寫技術(shù)文檔翻譯時，您希望編寫一次內(nèi)容，翻譯一次并重復(fù)使用多次。這稱為內(nèi)容重用。內(nèi)容重用使您能夠：

由于您一次編寫內(nèi)容并在多個位置使用它，因此縮短了寫入時間。
提高文檔和文檔集之間的一致性。
降低翻譯成本;內(nèi)容存儲在翻譯記憶庫中，可供翻譯人員使用，從而節(jié)省時間并節(jié)省資金。
縮短上市時間，使您有可能贏得市場份額并創(chuàng)造更多收入。

最有可能的是，您可以在某種程度上重用內(nèi)容，尤其是術(shù)語。您可能只有一小部分內(nèi)容，例如警告/警告或錯誤消息，這些內(nèi)容在您的手冊中是相同的?；蛘?，您可能擁有更多大量內(nèi)容，例如程序或故障排除信息，這些內(nèi)容在手冊中是相同的。值得進(jìn)行內(nèi)容分析，以查看您擁有的內(nèi)容，重用的內(nèi)容以及內(nèi)容的位置。進(jìn)行分析后，您將更好地了解自己的重用次數(shù)，并了解實(shí)施內(nèi)容重用策略的方法。

您可以使用不同的方法和工具來實(shí)施策略。我們來看看這些方法和工具。
1.手動設(shè)置內(nèi)容重用策略

您可以使用現(xiàn)有的創(chuàng)作工具（如Microsoft Word）創(chuàng)建手動內(nèi)容重用策略。在這種情況下，您將創(chuàng)建一個主文檔，用于捕獲內(nèi)容及其所在的位置。創(chuàng)建或編輯內(nèi)容時，您將引用該文檔，然后手動將重復(fù)使用的內(nèi)容剪切并粘貼到新文檔中。此選項(xiàng)比其他方法花費(fèi)更多時間，但它仍然提供內(nèi)容重用的好處，例如降低翻譯公司的翻譯成本和縮短的上市時間。

2.使用結(jié)構(gòu)化寫作方法的XML作者

內(nèi)容重用的另一種方法是結(jié)構(gòu)化編寫，您可以將內(nèi)容作為主題，然后構(gòu)建主題以創(chuàng)建文檔。在這種情況下，您使用XML編輯器（如oXygen XML Editor，XMetaL或Arbortext Editor）以XML等結(jié)構(gòu)化標(biāo)記語言編寫內(nèi)容，并遵循DITA等編寫標(biāo)準(zhǔn)。要發(fā)布文檔，您還需要一些其他工具，例如CCMS，如下所述。

您還可以使用XML / DITA功能在Adobe FrameMaker中創(chuàng)作結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，這些功能已在最近幾個版本中發(fā)展。如果您已經(jīng)在FrameMaker中創(chuàng)作內(nèi)容，這可能是用于XML創(chuàng)作的好工具。

在XML中創(chuàng)作的一個主要優(yōu)點(diǎn)是不涉及格式化，因此，您不會從技術(shù)翻譯公司收取桌面發(fā)布（DTP）費(fèi)用。使用XML，您可以根據(jù)為每種語言確定的規(guī)則設(shè)置樣式表。準(zhǔn)備好發(fā)布文檔時，只需選擇要用于該語言的樣式表并發(fā)布文檔即可。沒有DTP費(fèi)用可以節(jié)省大量的翻譯費(fèi)用。它還允許翻譯機(jī)構(gòu)專注于內(nèi)容本身而無需花時間格式化。

雖然在XML中切換到創(chuàng)作并不是一個簡單或快速的過程，但是有一些優(yōu)點(diǎn)和用例在這樣做時確實(shí)具有良好的商業(yè)意義。在我們的3部分博客系列中閱讀更多關(guān)于XML創(chuàng)作的內(nèi)容。
3.選擇組件內(nèi)容管理系統(tǒng)（CCMS）以管理內(nèi)容

CCMS使您能夠在組件級別管理內(nèi)容，這意味著每個主題，而不是文檔級別。如果您使用我之前描述的工具在XML中創(chuàng)作，那么您將需要使用CCMS。 CCMS使您可以管理所有內(nèi)容以及主題，地圖和圖形之間的關(guān)系。 CCMS和創(chuàng)作工具允許您將內(nèi)容組件放在一起以創(chuàng)建文檔，并使用樣式表發(fā)布內(nèi)容以進(jìn)行格式化。目前市場上有許多不同類型的CCMS，例如Vasont和IXIASOFT，它們提供廣泛的功能，因此您應(yīng)該能夠找到滿足您需求的CCMS。